Política de Privacidad

Dando cumplimiento la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, La Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS revela su política aplicable a la entidad, para el tratamiento protección de datos personales.

Para la protección de los datos personales recolectados como objetivo general de La sociedad IMPORTADORA OKLA SAS está el asegurar la confidencialidad, integridad, transparencia, veracidad y disponibilidad de la información y de la base de datos de socios, proveedores, contratistas, empleados y exempleados, garantizando la disponibilidad técnica para el tratamiento de los datos personales que hayan sido obtenidos para fines legales, contractuales y comerciales.

Para atender lo enunciado La Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS en cumplimiento de la normatividad vigente se compromete a buscar siempre los mecanismos efectivos que garanticen la protección de los datos de los titulares de datos personales propendiendo por aportar las medidas de seguridad que permitan evitar la adulteración, perdida , consulta o acceso fraudulento sobre la información

1. IDENTIFICACIÓN

NOMBRE: IMPORTADORA OKLA SAS

DIRECION: CALLE 9 No. 1-140 LA BADEA DOSQUEBRADAS

CORREO ELECTRÓNICO: basededatos@importadoraokla.com TELEFÓNO DEL RESPONSABLE: 3300819 extensión 118

2. MARCO LEGAL

Constitución Política, artículo 15. Ley 1266 de 2008

Ley 1581 de 2012

Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010,

Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013

ARTICULO PRIMERO DISPOSICIONES GENERALES

3. DEFINICIONES

AUTORIZACIÓN: beneplácito previo, voluntario e informado por parte del titular para utilizar sus datos personales.

AVISO DE PRIVACIDAD: aviso verbal o escrito generado por el responsable y dirigida al titular para el manejo de sus datos personales, mediante la cual se le informa sobre la existencia de unas políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del manejo que se pretende dar a los datos personales.

BASE DE DATOS: relación organizada y detallada de datos personales que sea objeto del tratamiento.

DATO PERSONAL: cualquier información relacionada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan vincularse a una persona natural o jurídica.

DATO PÚBLICO: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

DATOS SENSIBLES: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.

HABEAS DATA: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.

TITULAR: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

TRATAMIENTO: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

TRANSFERENCIA: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

TRANSMISIÓN: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

4. OBJETO

La Política de Tratamiento de Datos Personales tiene por objeto desarrollar el procedimiento para recolectar, almacenar, usar y realizar cualquier actividad sobre datos personales, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma, la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.

5. PRINCIPIOS

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:

1. PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD: el Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo estableció en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

2. PRINCIPIO DE FINALIDAD: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

En lo correspondiente a la recolección de datos personales, La Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados o requeridos.

3. PRINCIPIO DE LIBERTAD: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

4. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

5. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

6. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

7. PRINCIPIO DE SEGURIDAD: la información sujeta a tratamiento por La Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

8. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: La sociedad IMPORTADORA OKLA SAS, está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

6. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA NFORMACIÓN

Los Titulares de los datos de carácter personal contenidos en la base de datos de La sociedad IMPORTADORA OKLA SAS, cuentan con los derechos descritos en este punto en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución Nacional y tendrán los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a La Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a La Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización), según lo expresado en el artículo 10 de la Ley de datos 1581 de 2012.

3. Ser informado por la Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. La información puede ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos Personales en los casos en que sea procedente, es decir cuando no exista un deber legal o contractual que imponga el deber de permanecer en la referida base de datos.

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

7. DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

Queda condenado el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

8. DEBERES DE LA SOCIEDAD IMPORTADORA OKLA SAS

En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de La Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS. Los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley.

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

6. Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.

7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

8. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

1. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.

10. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.

11. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

50. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

1000. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.

14. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

• La sociedad IMPORTADORA OKLA SAS, hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

9. ENCARGADO Y RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La empresa IMPORTADORA OKLA S.A.S será directamente quien fungirá como Responsable y como Encargado del Tratamiento de datos personales; en su interior podrá delegar cualquier área, dependencia o persona para tales efectos. En general la empresa IMPORTADORA OKLA S.A.S se compromete a: i) Recibir las solicitudes de los titulares de datos personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o este documento, como por ejemplo: solicitudes de actualización de datos personales; solicitudes de conocer los datos personales; solicitudes de supresión de datos personales cuando el Titular presente copia de la decisión de la Superintendencia de Industria y Comercio de acuerdo con lo establecido en la Ley, solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales, solicitudes de actualización de los Datos Personales, solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley; ii) Dar respuesta           a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley. Los datos de contacto con la empresa IMPORTADORA OKLA S.A.S son los indicados en el encabezado.

10. EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país y será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos.

Una vez el Gobierno Nacional reglamente la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste, La Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS aportará a la Superintendencia de Industria y Comercio las bases de datos sujetas a tratamiento en el tiempo indicado.

Datos del Responsable del Tratamiento de Base de Datos:

RAZON SOCIAL: IMPORTADORA OKLA SAS

DIRECION: CALLE 9 No. 1-140 LA BADEA DOSQUEBRADAS

CORREO ELECTRÓNICO: basededatos@importadoraokla.com TELEFÓNO DEL RESPONSABLE: 3300819 extensión 122 CONTACTO: AMANDA CASTAÑEDA CARVAJAL

CARGO DE CONTACTO: DIRECTORA ADMINISTRATIVA

11. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

12. TRATAMIENTO DE DATOS CON FINES PUBLICITARIOS

El titular autoriza y da su consentimiento previo, expreso e informado que de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y la política de tratamiento de datos su nombre y marca sean utilizados con fines de marketing, mercadotecnia y publicidad sólo con el propósito de dar a conocer y/o informar los clientes a quienes ofrecemos nuestros bienes y servicios.

13. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Datos personales de los clientes

En la Finalidad del Tratamiento de Datos de Clientes. La sociedad podrá llevar a cabo el Tratamiento de la información personal acerca de sus Clientes para los propósitos de gestar una relación comercial de compra y venta de repuestos de Moto partes y Autopartes por ellos contratados, de conformidad con el objeto social respectivo. Por esta razón, la comercialización que se celebren con Clientes se regirá por lo dispuesto en la presente Política, o incluirán una cláusula que regule el Tratamiento de la información a la que se acceda en virtud de este. Como se mencionó  anteriormente, los datos que sean recolectados por la Sociedad podrán, eventualmente, ser  compartidos con otros miembros aliados de la negociación de Importadora Okla con el propósito de  generar estadísticas de consumo y rotación de Productos y tener un análisis de costo y oportunidad     de una línea nueva, realizar una sana gestión de cartera con empresas aliadas especializadas para el recaudo efectivo de la cartera morosa mayor a el tiempo o plazo de crédito otorgado por la  Sociedad Importadora Okla SAS y con terceros o autoridades que ejercen la Supervisión con la  finalidad de desarrollar revisiones de calidad, llevar a cabo auditorias, actividades de supervisión o con el fin de cumplir con los estándares de calidad respecto de los productos comercializados. En ejercicio del principio de buena fe, La Sociedad asumirá que la información personal de terceros, cuyo Responsable de suministrarla es el Cliente está acorde a la realidad la cual ha sido Tratada en apego estricto a lo dispuesto en la Ley 1581 y el Decreto 1377 de 2013. Lo anterior incluye que los datos las mismas han sido tratados con autorización de su Titular, y que dicha autorización faculta al Cliente para procurar el Tratamiento de los datos por parte de cualquiera de las Sociedades. En todo caso, los datos personales de terceros cuyo Responsable sea la Sociedad Importadora Okla  S.A.S serán tratados en el marco del objeto de la relación comercial con el cliente y las necesidades derivadas de la relación cliente-proveedor que genera la comercialización de los productos , a efectos de dar cumplimiento a la ley en mención. De igual manera, Las Sociedad podrán llevar a cabo el tratamiento de la información personal de sus Clientes actuales o futuros y de aquellos Clientes con los cuales haya terminado su relación comercial, con la finalidad de enviarles información comercial que a juicio de la Sociedad pueda ser de su interés; así como, entre otros, invitarlos a eventos que organice cualquiera de Las Sociedades; remitir boletines, informes sectoriales o publicaciones y en general, utilizar los datos para el desarrollo de las actividades comprendidas en el objeto social de La Sociedad. Así mismo, Las Sociedades, con ocasión de los eventos, capacitaciones o demás actividades llevadas a cabo por éstas, podrán grabar y tomar audios, videos o fotos de Clientes del desarrollo de éstos. Estos audios, videos o fotos podrán ser utilizados por las Sociedades en boletines, informes sectoriales, publicaciones, y en general en cualquier actividad de la Sociedad. La presente Política no será aplicada cuando el tratamiento de los datos personales del Cliente sea necesario para cumplir con las obligaciones legales       que estén en cabeza de alguna de Las Sociedades de supervisión y control estatal, en virtud de la relación comercial que se tenga con el

Cliente respectivo. Además se destacan las siguientes actividades regulares con el propósito de dar cumplimiento al objeto social de Importadora Okla SAS.

• • Desarrollo de propuestas comerciales de venta de productos ofrecidos por La sociedad IMPORTADORA OKLA SAS a los titulares. Por los medios de comunicación de mayor frecuencia;(Correo electrónico, vía telefónica fija, vía telefónica celular y visitas a los puntos de atención (almacén de venta de los titulares.)
  • Dar cumplimiento a las disposiciones legales en materia de facturación, recaudo de impuestos y reporte de información ante entes de control, calidad de clientes.
  • Hacer seguimiento de la satisfacción de los titulares y tramitar sus quejas, peticiones o recomendaciones. Por correo electrónico, vía telefónica fija, vía telefónica celular y visitas a los puntos de atención (almacén de venta de los clientes.)
  • Realizar trámites de facturación, cobro y recaudo del valor de la comercialización de los productos Vendidos por La Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS. Por correo electrónico, vía telefónica fija, vía telefónica celular y visitas a los puntos de atención (almacén de venta de los titulares.)
  • Enviar cartas de fidelización y felicitaciones a los clientes de manera virtual por correo electrónico y detalles de felicitación para las fechas especiales del año a las direcciones de correspondencia suministrada por los titulares

1. 1. Datos personales de los Proveedores

La Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS solicitará de sus proveedores los datos necesarios para efectuar los siguientes procesos:

1. Realizar procesos de selección, cotización y compra a proveedores para el abastecimiento de bienes y servicios requeridos por La sociedad IMPORTADORA OKLA SAS
2. Realizar pagos a proveedores y contratistas por medio de consignaciones, transferencias, cheques y/o efectivo.
3. Realizar los trámites de facturación y registro contable.
4. Dar cumplimiento a las disposiciones legales en materia de facturación, recaudo de impuestos y reporte de información ante entes de control, calidad de proveedores.

La sociedad IMPORTADORA OKLA SAS verificará que los datos solicitados a sus proveedores sean nada más los necesarios, relacionados con la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.

1. 2. Datos personales de Empleados

La sociedad IMPORTADORA OKLA SAS almacenará los datos personales obtenidos durante el proceso de selección de empleados en una carpeta individual identificada con el nombre de cada uno. Esta carpeta física será para uso exclusivo del área de Recursos Humanos, queda prohibido el uso de los datos personales del trabajador para cualquier otro uso diferente al autorizado.

Cualquier otro uso solo procederá por orden de autoridad competente, previa evaluación por parte de La sociedad IMPORTADORA OKLA SAS de la competencia y eficacia de la orden de la autoridad.

La base de datos de terceros tiene como propósito administrar de una manera adecuada.

• El registro del tercero en el área contable de la entidad. Para realizar las respectivas

• Afiliaciones de los aportes de seguridad social y prestaciones sociales del Titular.
• Administracion de las Personas a Cargo y los beneficiarios de Régimen Contributivo de Seguridad Social, obteniendo la información de beneficiarios menores de edad y de la tercera edad. Actuando el Titular como Representante legal de los (Hijos, Nietos, Padres)
• Tener el Registro Financiero de la entidad y el Número de Cuenta Bancario para realizar el Pago de las nóminas y demás devengos a que tenga lugar la relación laboral.
• Tener Registro de la Hoja de vida con el fin de verificar las competencias para el cargo seleccionado del titular de la información.
• Los programas de capacitación realizados por el titular para el desarrollo de las tareas a cargo de las diferentes ares de la empresa IMPORTADORA OKLA S.A.S
• Conocer la información básica del titular (Nombre, Identificación perfil profesional, y el contrato de trabajo de la relación laboral del titular con la entidad IMPORTADORA OKLA S.A.S

Terminada la relación laboral los datos son almacenados en un archivo central, quedando sometida esa información a medidas de seguridad altas.

Los datos personales de los ex-empleados se conservan exclusivamente para el cumplimiento de:

• Dar cumplimiento a las Leyes y a las órdenes judiciales.
• Emitir certificaciones solicitadas por el Titular de los datos relativos a la relación del Titular del dato con La Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS.
• Para atender a fines estadísticos e históricos.

1. 3. Datos personales de socios

Los datos e información personal de las personas naturales accionistas de La sociedad IMPORTADORA OKLA SAS es información registrada en los libros de comercio de la compañía. Por esa razón el acceso a esa información se realizara conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia

14. MEDIO Y MANIFESTACIÓN PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

La sociedad IMPORTADORA OKLA SAS en los términos dispuestos en la Ley generó un aviso en el cual se comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los datos personales a través del correo electrónico basededatos@importadoraokla.com. Y en la dirección de correspondencia o atención personal Calle 9 N° 1-140 Bodega 1 La Badea Dosquebradas.

15. EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DE LOS DATOS PERSONALES

La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

2. Datos de naturaleza pública.

3. Casos de urgencia médica o sanitaria.

4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

16. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR

Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:

1. Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición La Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS

2. Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

3. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

17. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO

El tratamiento para los datos personales indispensables de clientes, proveedores, empleados y/o contratistas, estará enmarcado en el orden legal y en virtud de la condición de la Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS, como ente jurídico.

Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;

2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;

3. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;

4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:

1. que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

2. que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

La Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS. Velará por el uso adecuado del tratamiento de los datos personales de los niños, niñas o adolescentes

18. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

1. A los titulares, sus herederos (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.

2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

3. A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

19. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

La Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS ha designado como área responsable de velar por el cumplimiento de esta política al interior de la institución en cabeza de la Gerencia y profesionales en Seguridad de la Información contable, fiscal y administrativa.

Esta dependencia estará atenta para resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, a través del correo electrónico basededatos@importadoraokla.com. Y en la dirección de correspondencia o atención personal Calle 9 N° 1-140 Bodega 1 La Badea Dosquebradas.

20. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES

1. Consultas:

Los Titulares o sus herederos podrán consultar la información personal del Titular que repose en la sociedad IMPORTADORA OKLA SAS, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta se formulará a través del correo basededatos@importadoraokla.com. Y en la dirección de correspondencia o atención personal Calle 9 N° 1-140 Bodega 1 La Badea Dosquebradas.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

2. Reclamos:

El Titular o sus herederos que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante La Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a la sociedad IMPORTADORA OKLA SAS por el correo electrónico basededatos@importadoraokla.com, y en la dirección de correspondencia o atención personal Calle 9 N° 1-140 Bodega 1 La Badea Dosquebradas. Con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (5) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido en el correo basededatos@importadoraokla.com, o en la dirección de correspondencia o atención personal Calle 9 N° 1-140 Bodega 1 La Badea Dosquebradas. Con el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta “reclamo en trámite” y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (5) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

3. Petición de actualización, rectificación y supresión de datos.

La Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS , rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el titular allegará la solicitud al correo electrónico basededatos@importadoraokla.com, o en la dirección de correspondencia o atención personal Calle 9 N° 1-140 Bodega 1 La Badea Dosquebradas, indicando la actualización, rectificación y supresión del dato y aportará la documentación que soporte su petición.

4. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, para ello La Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS pondrá a disposición del Titular el correo electrónico basededatos@importadoraokla.com, o en la dirección de correspondencia o atención personal Calle 9 N° 1-140 Bodega 1 La Badea Dosquebradas.

Si vencido el término legal respectivo, La Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS, según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

Con la aceptación de la presente política, el Titular autoriza expresamente para transferir y transmitir Información Personal. La información será transferida y transmitida, para todas las relaciones que puedan establecerse con La Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS.